Contexte & Objectifs: Les médicaments appelés «hors-liste hospitalière» (HL) sont ceux qui ne figurent pas dans la «Liste des médicaments» de la Pharmacie des Hôpitaux de l’Est Lémanique (PHEL). Ces médicaments ne sont généralement pas stockés. Leur obtention nécessite donc une ordonnance interne rédigée par le médecin et validée ensuite par un pharmacien. Si un médicament équivalent est présent dans le stock de la PHEL, le pharmacien le propose au médecin. Dans le cas contraire, le médicament HL est commandé. L’approvisionnement et l’acheminement du médicament dans l’unité de soins sont gérés par les assistantes en pharmacie. Les pharmaciens de la PHEL reçoivent environ 4’500 ordonnances à valider chaque année, ce qui représente une charge de travail conséquente. De plus, des problèmes tels que l’approvisionnement des hôpitaux multi-sites, le transfert de l’ordonnance HL entre toutes les personnes impliquées et les prescriptions « tardives » rendent difficile l’obtention du médicament pour le patient. Pour éviter ces problèmes, il a été décidé de déléguer la validation des ordonnances HL aux assistantes en pharmacie selon une procédure définie, étant donné qu’elles sont sollicitées en premier par les infirmiers pour l’obtention de médicaments HL.
Méthode: Un algorithme a été créé, en se basant sur : un référentiel médicament disponible dans l’institution (RefMed), qui contient des informations sur les médicaments en liste et propose des alternatives pour les HL ; une liste extraite de la base de données de la pharmacie, validée et utilisée régulièrement par les pharmaciens du secteur Distribution, qui référence toutes les alternatives proposées pour des médicaments HL. Dès réception de la commande du médicament HL, l’assistante utilise l’algorithme pour chercher une équivalence, qu’elle propose au médecin en charge du patient. Elle transmet ensuite les changements par écrit à l’infirmier, à l’aide d’un formulaire créé spécifiquement. Le pharmacien valide toutes les demandes qui n’ont pas pu être réglées avec les référentiels mentionnés. Pour garantir la traçabilité de ces changements, les ordonnances reçues ainsi que le résultat de la validation sont introduits dans une base de données disponible à la pharmacie.
Conclusion: L’utilisation de cet algorithme permet aux assistantes en pharmacie de gérer par elles-mêmes les demandes de médicaments HL, les responsabilisant et fluidifiant ainsi le processus d’obtention de ces médicaments.